Para lograr una correcta gestión de proyectos un tema esencial es la forma en que cómo debemos reportar el estado de nuestros proyectos a la Alta Dirección y/o al Comité de Dirección (que podemos incluir al líder  de la PMO, al PMOfficer, al sponsor, al consejo directivo, al comité directivo, al CIO de la organización inclusive si es una pmo corporativa a nivel portafolio de proyectos al CEO de la compañía)

 Para reportar el estado de cada uno de nuestros proyectos podemos hacerlo en dos tipo de reportes diferentes: 

1.Reporte Estático 

2.Reporte Dinámico.

Es importante mencionar que aunque ambos reportes deben alimentarse de la misma fuente de información, en la forma en que se presentan no son lo mismo.

Es todo caso es mejor desarrollar un artículo para cada uno de ellos por separado.

Pero antes de continuar es muy importante aclarar que los reportes estáticos nacen de la necesidad de presentar el estado de avance de nuestros proyectos en organizaciones que no utilizan herramientas especializadas para la gestión de proyectos como son los PPM para proyectos waterfall o herramientas como JIRA para los proyectos agile

En este artículo únicamente hablaremos sobre la representación de un “Reporte Estático”, este tipo de reportes  generalmente se presentan en herramientas alternativas a un PPM y son las clásicas de MSOffice (Power Point, Excel o MSProject) y la realidad es que son las que se utilizan hoy día por prácticamente todos los gerentes de proyectos de las grandes consultoras de negocios o TI más conocidas hoy día.

Pero entremos ya en los detalles en el qué y el cómo vamos a presentar nuestro reporte.

Es conveniente comentar que no existe una fórmula única en la presentación y los contenidos, ya que depende de la cultura de la organización en las plantillas que utiliza en su departamento de proyectos por tanto en el caso de estar implementando gobierno ti y una oficina de proyectos (pmo) con este artículo proponemos una plantilla y formato concreto que cubre todos los aspectos más importantes y relevantes que debemos considerar en un proyecto.

Nos enfocaremos en las siguientes tres claves esenciales: 

  1. Reportar solo lo más significativo:pero siempre con la mayor claridad posible buscar el objetivo de ser legible a todos los niveles y foros que se reporte.
  2. Especial atención en el Estado Actual: que muestre la salud, el avance, el presupuesto y los principales riesgos de nuestro proyecto. 
  3. Representar datos visualmente:debemos representarlo siempre con datos de forma visual ya que es la forma más fácil de entendelo por parte de todos los involucrados y así lograr la atención al momento de presentar al PMOfficer, a los miembros de la PMO, al sponsor del proyecto y/o a la alta dirección

Importante!: No es necesario volver atrás en el tiempo y retomar algo “que es viejo”, la información anterior no debe presentarse una y otra vez por que la gente se aburre y aparecen el clásico comentario en las reuniones de comité

“¿No hemos hablado ya de esto antes ?”, lo que ocasiona que el equipo se desconecte totalemte.

SÓLO debemos centrarnos en el estado actual del proyecto.

Una vez que nos centramos en el estado actual, debemos centramos en 4 principales objetivos que vamos a explicar a continuación.

Principales objetivos:

  • Simplificar como responsable del proyecto, el poder evaluar rápidamente el estado de cada proyecto. 
  • Mantener una línea clara y global de la duración y presupuesto del proyecto. 
  • Minimizar el impacto global al proyecto lo antes posible si identificamos y presentamos los principales riesgos. 
  • Ayudar al equipo a facilitar la resolución de problemas

Recomendación: “Hay que utilizar datos visuales”.

El manejo de tantos y tantos datos en nuestro proyecto es algo habitual, por ello es más fácil presentar un impacto visual consolidado, por que será la mejor imagen de lo que está sucediendo “

Pero no solo los principales objetivos aportan valor a la PMO cuando presentamos nuestro reporte, también podemos encontrar múltiples ventajas adicionales que debemos considerar porque aportan valor añadido a nuestro trabajo como gerentes de proyecto aplicando buenas prácticas que indican que estamos alineados con la oficina de proyectos y los objetivos de la organización para lograr el éxito del proyecto

Aquí mostramos 3 principales ventajas que podemos aportar cuando presentamos nuestro Reporte Estático

  • Obtener más fácilmente información de una manera simplificada, que permita a la gente ver problemas potenciales y proponer soluciones alternativas especialmente en la gestión de riesgos.
  • Facilidad para identificar cualquier problema, cualquier riesgo, algunas cosas que hayamos pasado por alto que nos ayude identificar para mitigar, aceptar, traspasar o solventar posibles problemas y riesgos.
  • Pero quizás lo más importante, es útil para generar colaboración en grupo. Si es simple el reporte todo el mundo lo podrá leer, y querrá participar a construir la colaboración entre el equipo haciendo que todos se involucren (los interesados y su equipo principalmente).

Por último y no menos importante, nunca hay que olvidar poner la nomenclatura, las etiquetas y los parámetros establecidos desde el Gobierno de Proyectos establecidos por la PMO para medir los avances y la salud del proyecto,  de forma clara y estructurada por cada proyecto que gestionamos para posteriormente sea fácilmente consolidar todo el programa o portafolio del proyectos.

Conclusión:

Al inicio del artículo comentamos que no mencionaríamos a los “Reportes Dinámicos” ya que estos son proporcionados por una herramienta PPM

No obstante es obvio que la más fácil y mayor diferencia entre un ” Reporte Estático” vs “Reporte Dinámico”,  es la manera de presentar los tableros y tus reportes de una forma visual e interactiva en tiempo real entre todos los miembros de la PMO.

Por supuesto que también existen otras evidentes diferencias como es el trabajo colaborativo en la nube, el poder compartir la información en cualquier momento, comunicarse desde cualquier lugar del mundo y desde cualquier dispositivo en todo momento.

La utilización de un PPM, JIRA o una cualquier herramienta de BI dependerá del tipo de proyecto, programa o portfolio de proyectos que la organización utilice o vaya a implementar como parte de las aplicaciones corporativas obligatorias a utilizar por parte de los miembros de la organización y por tanto es imprescindible que todo PMOfficer o miembro de la pmo sea capaz de adaptarse en el menor tiempo posible a la utilización correcta y efectiva de dichas herramientas.

 

To achieve proper project management, an essential issue is how we should report the status of our projects to Senior Management and / or the Steering Committee (which may include the PMO leader, the PMOfficer, the sponsor, to the directive council, to the steering committee, to the CIO of the organization even if it is a corporate pmo at the project portfolio level to the CEO of the company)

To report the status of each of our projects we can do it in two different types of reports:

  1. Static Report
  1. Dynamic Report.

It is important to mention that although both reports must be fed from the same source of information, the way in which they are presented are not the same.

In any case it is better to develop an article for each of them separately.

But before continuing it is very important to clarify that the static reports are born from the need to present the progress status of our projects in organizations that do not use specialized tools for the management of projects such as PPM for waterfall projects or tools such as JIRA for projects. agile projects

In this article we will only talk about the representation of a “Static Report“, this type of reports are usually presented in alternative tools to a PPM and are the classic MSOffice (Power Point, Excel or MSProject) and the reality is that they are the ones that they are used nowadays by practically all the project managers of the big business or IT consultancies best known today.

But let’s go into the details of what and how we are going to present our report.

It is convenient to comment that there is no single formula in the presentation and the contents, since it depends on the culture of the organization in the templates that it uses in its project department, therefore in the case of being implemented by the government and a project office (pmo) with this article we propose a specific template and format that covers all the most important and relevant aspects that we should consider in a project.

We will focus on the following three essential keys:

  1. Report only the most significant: but always with the greatest possible clarity, look for the goal of being legible at all the levels and forums that are reported.
  2. Special attention in the Current State: to show the health, progress, budget and the main risks of our project.
  3. Represent data visually: we must always represent it with data in a visual way since it is the easiest way to understand it by all involved and thus achieve the attention at the moment of presenting the PMOfficer, the members of the PMO, the sponsor of the project and / or to senior management

Important!: It is not necessary to go back in time and pick up something “that is old”, the previous information should not be presented again and again because people get bored and the classic comment appears in the committee meetings

“Have not we talked about this before?”, Which causes the team to disconnect altogether.

ONLY we should focus on the current status of the project.

Once we focus on the current state, we must focus on 4 main objectives that we will explain below.

Main objectives:

  1. Simplify as responsible for the project, the power to quickly assess the status of each project.
  2. Maintain a clear and global line of project duration and budget.
  3. Minimize the overall impact to the project as soon as possible if we identify and present the main risks.
  4. Help the team to facilitate the resolution of problems

Recommendation: “You have to use visual data”.

The handling of so many and so many data in our project is something habitual, for that reason it is easier to present a consolidated visual impact, because it will be the best image of what is happening ”

But not only the main objectives add value to the PMO when we present our report, we can also find multiple additional advantages that we must consider because they add value to our work as project managers applying good practices that indicate that we are aligned with the project office and the objectives of the organization to achieve the success of the project

Here we show 3 main advantages that we can provide when we present our Static Report:

  1. Obtain information more easily in a simplified way, which allows people to see potential problems and propose alternative solutions especially in risk management.
  2. Ease to identify any problem, any risk, some things that we have overlooked that help us identify to mitigate, accept, transfer or solve possible problems and risks.
  3. But perhaps most important, it is useful to generate collaboration in a group. If the report is simple, everyone will be able to read it, and will want to participate in building the collaboration between the team, making everyone get involved (those interested and their team mainly).

Last but not least, we must never forget to put the nomenclature, labels and parameters established by the Government of Projects established by the PMO to measure progress and health of the project, in a clear and structured way for each project we manage for later, it is easy to consolidate the entire program or project portfolio.

Conclusion:

At the beginning of the article we commented that we would not mention the “Dynamic Reports” since these are provided by a PPM tool

However it is obvious that the easiest and biggest difference between a “Static Report” vs “Dynamic Report”, is the way to present the boards and your reports in a visual and interactive way in real time among all the members of the PMO.

Of course there are also other obvious differences such as collaborative work in the cloud, being able to share information at any time, communicate from anywhere in the world and from any device at any time.

The use of a PPM, JIRA or any BI tool will depend on the type of project, program or portfolio of projects that the organization uses or will implement as part of the mandatory corporate applications to be used by the members of the organization and therefore it is essential that all PMOfficer or member of the PMO is able to adapt in the shortest time possible to the correct and effective use of these tools.

 

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Leonardo Reyes Torres

Leonardo Reyes Torres

Contributing Author

"Especialista en gestión de proyectos, servicios y procesos con +20 años de experiencia laboral principalmente como PMOfficer (Program/Project Manager), SMO (Service Manager) y Gestión de Procesos de Negocio para varias empresas en sector público y privado tales como centros de datos, automoción, transporte, banca, seguro, aviación entre otros.

Primer Certificado en España como PMO-CC (Project Management Office - Certified Consultant) de la PMO Global Alliance

También Certificado como: PMP, SCRUM PSM-I, ITIL Foundation, Cloud Computing Foundation, Cybersecurity Fundamentals, 6Sigma Yellow Belt

Miembro Activo: PMO Global Alliance, PMI & (Project Management Institute-Chapter BCN)  "


"Project, service and process management specialist with +20 years of work experience mainly as PMOfficer (Program/Project Manager), SMO (Service Manager) & Business Process Management for several business companies in both private & public sectors such as datacenters, automotive, transportation, banking, insurance, aviation among others.

First PMO-CC (Project Management Office - Certified Consultant) in SPAIN of PMO Global Alliance

Also Certified as: PMP, SCRUM PSM-I, ITIL Foundation, Cloud Computing Foundation, Cybersecurity Fundamentals, 6Sigma Yellow Belt

Active member: PMO Global Alliance, PMI & (Project Management Institute-Chapter BCN)  "

 
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