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Tenemos el verano a la vuelta del esquina y prácticamente todos con la maleta en la puerta.

No obstante antes de irnos hay que dejar todas las cosas en orden para al volver . . . . . encontrarnos las cosas en orden!

Por supuesto, cuando estamos de vacaciones lo que realmente queremos es estar de “vacaciones pero de verdad no de mentirijillas”! . Y esto es, desconectar totalmente del trabajo, de las responsabilidades del día a día, de la gestión de problemas con los clientes internos-externos, para realmente disfrutar de nuestro tiempo libre, de nuestras familias, parejas, amigos, aquel viaje pendiente por realizar, relajarme con un cóctel en la piscina . . . .

Lo que no queremos (ni debemos) es tener que comprobar el móvil continuamente (por mails, mensajes, atender llamadas de quejas o problemas por parte del cliente o sponsor del proyecto) desde la playa, montaña o piscina, porque no hay nadie más que pueda hacerlo en nuestra ausencia de la oficina.

Entre nuestros múltiples funciones como PMOfficer es importante tener el control absoluto de los tiempos, costes y entregas planificadas antes de salir todo el equipo del proyecto de vacaciones.

Después de meses de intenso trabajo, esfuerzo y definitivamente de estrés es imperativo un poco de relajación y realizar un “reseteo mental” para poder “cargar las pilas” para afrontar nuevamente con garantías el segundo semestre del año.

! Todos nos merecemos un descanso !

Es fácil decirlo, claro. Pero es más que díficil llevarlo a la práctica porque gran parte de nuestras competencias o responsabilidades como PMOfficer no se pueden delegar inmediatamente a nadie o en el peor de los casos a menudo ni siquiera tenemos compañeros porque trabajamos “solos frente al peligro” para poder delegar tales responsabilidades.

 

Entonces, ¿cómo puedes irte sin que la PMO (uno o varios proyectos se caigan en pedazitos sin ti?)

Para responder el escenario anterior aquí te comparto los 5 consejos anti-estrés del PMOfficer (para irnos tranquilos de vacaciones)

 1. Validar: la planificación preparando al menos 2 escenarios posibles para cubrir el calendario inicial planificado

Es mucho más fácil coordinar y planear un solo proyecto que una cartera de proyectos, ya sea cuando hablamos de un programa o de un portafolio desde una PMO.

Es evidente que a lo largo de la cartera y/o de c/proyecto se debe validar de forma periódica el estado de salud del proyecto (planificación, coste y calidad) si hablamos de Waterfall o bien de los artefactos (product backlog, mvp, sprint y/o iteración) si hablamos de agile.

Se debe validar con cada responsable (lider de proyecto, gerente de proyecto, product owner, scrum master, etc) que la programación del proyecto y/o entrega del producto va de acuerdo a la planificación presentada o en su defecto se han realizado los ajustes necesarios.

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2.- Ajustar: la planificación entre el equipo para el antes y después de las vacaciones

Con algo de suerte, no pasará nada importante mientras te ausentas pero la realidad nos indica lo contrario en la mayoría de los casos. Por tanto y como buen PMOfficer que eres, lo más normal es que hayas planeado tus vacaciones desde el inicio de la cartera de proyectos para coincidir en una época donde a nivel planificación de la PMO exista un impacto mínimo en la cartera de proyectos (y también las vacaciones del resto de tu equipo).

En el caso remoto que se queden tareas pendientes por realizar y/o asignar bajo ningún concepto lo hagas sobre la marcha y en tu período de vacaciones ya que es la peor decisión que se puede tomar porque no tienes todas las variables en la mesa.

Antes de que esto suceda revisa y toma el tiempo necesario antes de irte para explicar la tarea y qué es lo que esperas que se haga en tu ausencia a la persona(s) asignada(s) además aprovecha esa conversación para confirmar las fechas de entrega con ellos y para comprobar que tu estimación es realista pero más importante aún pactada y/o revisada previamente con el interesado(s) que les afecta(n) dichas tareas . . . . . si no están pactadas e informados todos oportunamente NO las calendarices hasta tu regreso

3. Delegar: debes tener preparada tu curva de recursos para compartir responsabilidades

Debes tener en cuenta los principales escenarios posibles como mínimo con los principales proyectos de la PMO con tu curva de recursos, tener los recursos disponibles y quien será su “backup” y muy especialmente quién será el tuyo en caso que el Cliente o Alta Dirección quiera tener información concreta o detallada sobre algún proyecto, la gestión de riesgos, tema presupuesto, etc.

Escenarios posibles ante imprevistos que suceden todos los días en todos los proyectos altes como baja de maternidad/paternidad, accidente laboral, viaje de último momento por temas personales etc pero más aún si suceden justo antes del lanzamiento de un nuevo despliegue del proyecto de implementación de software planificado en su momento con todos los interesados.

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4.- Punto de Control PMO: debes recordar con antelación suficiente a todos los interesados el último punto de control antes de vacaciones ( y por supuesto cuando será el siguiente al volver)

Como buen PMOfficer realizas puntos de control a diferentes niveles con reportes de estado (semanal, mensual, trimestral) para todos los interesados.

Aunque todo lo puedes tener controlado en tus reportes de seguimiento es verdad que según que cliente y/o proyecto cualquier cosa puede representar un problema o pueder ser lo suficientemente importante para que se sepa en la oficina y te llamarán . . evítalo y prepara a tu “backup” al respecto. Incluso si es posible que tengas varias personas con las que poder delegar los temas aún mejor no tiene por qué ser a una sola persona.

Es decir, repartir responsabilidades . . . una persona que tenga a la mano el reporte de avance global, otra con la gestión de riesgos y problemas, otra que tenga el presupuesto tanto global como detallado, otra que tenga la planificación tanto global como detallada . . . . . de esta manera cubres todos los escenarios posibles.

5.- Documentación: deja todos los informes documentados y actualizados con la última foto del punto de control

Siempre siempre siempre un buen PMOfficer no sólo deja todo por escrito al preparar su “backup” sino también deja todo actualizado!, porque la gente tiende a olvidarse de las cosas. Incluye los detalles de las personas clave a las que pueden consultar para ayudarles, para que tengan un recurso antes de empezar a llamarte con tus problemas.

Si decides por repartir responsabilidades es mejor que todos entiendan perfectamente el estado de la tarea asignada (ej: gestión de riesgos) con la última foto actualizadas así como tenerla disponible en caso que el sponsor cliente la requiera de forma urgente.

Aquí no podemos distinguir entre proyectos “waterfall” y proyectos “agile” ya que todos deben tener actualizada su documentación (otra cosa es la “cantidad”) con el nivel de calidad exigible para cubrir con cualquier imprevisto mientras disfrutas de tu cocktail en la playa.

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Conclusiones:

  1. En la mayoría de proyectos normalmente existen “peticiones urgentes” de último momento solicitadas generalmente por parte del cliente y/o el sponsor; pueden ser por diversas razones ya sea por que no está al corriente del estado global de la cartera de proyectos vía la PMO, porque no ha sido informado oportunamente, porque se le ha traspapelado la información, porque el “nivel superior” le ha pedido algo que no sabe responder o encontrar la información o porque simplemente es la suma de todo.

 

  1. Es por tanto imprescindible tener en cuenta el punto anterior porque pasará (en mayor o menor grado) siendo necesario anticiparse adecuadamente de forma interna para aplicar todas las medidas (preventivas/correctivas) a lo largo del tiempo para todos los proyectos tanto con el equipo interno (si cuentas con él) como con equipos externos (si son áreas internas de la organización a nivel funcional, con proveedores externos de tecnología o proveedores externos que desarrollan los aplicativos por mencionar los casos más comunes)

 

  1. Solicitar (y exigir si hace falta) con antelación a todos tus equipos internos y/o equipos externos un status actualizado por c/u de sus proyectos asignados. Si esto se realiza en buenas prácticas no debes tener ningún problema para todas la cartera de proyectos

 

  1. Vigilar que toda la documentación esté actualizada en el repositorio correspondiente de la PMO. Tanto si son documentos en carpetas de colaboración como si utilizas sistemas de gestión de la cartera de proyectos como puede ser un PPM, Jira, Value Ring o herramientas similares de colaboración on-line para PMOs.

 

  1. Gestionar adecuadamente tu curva de recursos para controlar siempre a los “backups” no sólo el tuyo sino de otro miembro clave de la PMO que puede afectar a “X” proyecto de último momento que podría ocasionar que “te corten tus vacaciones” abruptamente

 

  1. Realizar una última reunión de seguimiento a nivel PMO (debe estar registrada en tu calendario global de puntos de control y/o reuniones de reporte de estado) para validar con todos los miembros el estado actual, siguientes pasos y dejar todo preparado para tú vuelta.

 

Pero lo más importante!!! Informar oportunamente a todos los interesados formalmente por escrito de los 6 puntos anteriores, de manera que todos tengan visibilidad sobre la cartera de proyectos con la posibilidad de contar con toda la información que sea lo más relevante e importante por cada interesados comenzando por el sponsor y la alta dirección así atas el último cabo para que tengas tiempo suficiente de antelación para reaccionar, preparar y dejar todo cerrado + controlado antes de tu primer día de vacaciones

 

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Leonardo Reyes Torres

Leonardo Reyes Torres

Contributing Author

"Especialista en gestión de proyectos, servicios y procesos con +20 años de experiencia laboral principalmente como PMOfficer (Program/Project Manager), SMO (Service Manager) y Gestión de Procesos de Negocio para varias empresas en sector público y privado tales como centros de datos, automoción, transporte, banca, seguro, aviación entre otros.

Primer Certificado en España como PMO-CC (Project Management Office - Certified Consultant) de la PMO Global Alliance

También Certificado como: PMP, SCRUM PSM-I, ITIL Foundation, Cloud Computing Foundation, Cybersecurity Fundamentals, 6Sigma Yellow Belt

Miembro Activo: PMO Global Alliance, PMI & (Project Management Institute-Chapter BCN)  "


"Project, service and process management specialist with +20 years of work experience mainly as PMOfficer (Program/Project Manager), SMO (Service Manager) & Business Process Management for several business companies in both private & public sectors such as datacenters, automotive, transportation, banking, insurance, aviation among others.

First PMO-CC (Project Management Office - Certified Consultant) in SPAIN of PMO Global Alliance

Also Certified as: PMP, SCRUM PSM-I, ITIL Foundation, Cloud Computing Foundation, Cybersecurity Fundamentals, 6Sigma Yellow Belt

Active member: PMO Global Alliance, PMI & (Project Management Institute-Chapter BCN)  "

 
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